Arhivă lunară e-Factura: XML și PDF
Publicat: 18 august 2026
SPV e canalul prin care circulă e-Factura, nu un depozit pe care să vă bazați peste un an. Listele au ferestre, instrumentele de lucru au retenție, iar „o caut când o să am nevoie” se lovește de mesaje care nu mai sunt la îndemână. O arhivă proprie, făcută lunar, pe fiecare CUI, e treaba operațională care rămâne indiferent de programul din care lucrați zi de zi.
1. Ce păstrați
- XML — documentul electronic, sursa de adevăr pentru date.
- PDF — ce citiți și ce atașați intern când e nevoie de ochi, nu de parser.
- Semnătura / pachetul primit din SPV, dacă îl aveți la descărcare — e partea care leagă mesajul de sistemul național.
Anexele (PV, situații) nu sunt în pachetul SPV; arhiva de e-Factura nu le înlocuiește. Țineți-le lângă, pe același partener și aceeași lună, dar nu confundați cele două seturi — anexe și SPV.
2. De ce lunar, nu „când avem chef”
O dată pe lună, după ce s-au închis emiterile și ați mai avut câteva zile de mesaje întârziate ( SPV după data facturii ), exportați luna care s-a încheiat. Dacă așteptați trimestrul, uitați ce lipsește, se schimbă echipele, se umple discul cu ZIP-uri fără nume. Ritmul lunar e plictisitor și de aceea funcționează.
Denumire minimă utilă: CUI (sau cod intern de firmă), an-lună, direcție dacă separați primite/emise. Fișierele din arhivă ar trebui găsite după număr de factură fără să deschideți zece arhive la întâmplare.
3. Unde nu e suficient „e în aplicație”
Evidența de lucru e pentru scadențe și plăți. Multe platforme șterg sau nu mai arată documentele după o fereastră (luni, nu ani). Contabilitatea și controalele cer fișierul, nu un rând într-un tabel. Arhiva ZIP e a firmei, pe politica ei de păstrare — independent de tool-ul de operare.
4. Rezumat
- SPV și ecranele de lucru nu țin loc de arhivă.
- Lunar: XML + PDF (+ pachet SPV), pe CUI, cu nume din care se înțelege luna.
- Anexele se păstrează separat, asociate facturii, nu „în loc de XML”.