Ghid utilizator
Ultima actualizare: 13 iulie 2026
SyncBoard (interfața eFacturaFlow) sprijină evidența facturilor de la furnizori și a celor emise către clienți într-un singur flux. Ghiduri tematice: .
Mai jos este sintetizat ce urmărește produsul și unde în aplicație se găsește fiecare zonă.
Ce rezolvă aplicația în practică (patru direcții)
- Conectare la SPV ANAF. Autorizați accesul pentru firmă; facturile din e-Factura sunt aduse în SyncBoard, astfel încât tabelele de Furnizori și Clienți să fie în permanență actualizate. Din aceeași zonă se poate pregăti și descărca arhiva lunară de e-facturi (ZIP).
- Plăți și încasări. Se marchează plățile la furnizori și încasările de la clienți — bifă pentru integral sau înscriere sumă pentru parțial. Se poate face filtrare pe firmă și sortare după furnizor/client, data facturii și data scadenței. În tabele, celula Data scadentă este evidențiată pe trei nuanțe (depășită / azi / viitoare), iar sub listă apar totalurile pe aceleași categorii — identificare rapidă a priorităților. Dacă scadența lipsește din e-factură (celula e goală), se poate completa manual cu un click pe celulă — util pentru notificări și prioritizarea plăților. Pentru vizualizare rapidă a facturii în contextul tabelelor, este suficient un click pe numărul facturii pentru afișarea în format PDF.
- Export către bancă. Pentru facturile de plată, se pot genera fișiere de tip import în internet banking (conform băncii și formatelor suportate de aplicație), pe baza sumelor înregistrate ca achitate. Băncile pot actualiza în timp machetele de import; dacă un import nu mai funcționează, trimiteți la [email protected] modelul nou de machetă descărcat din aplicația bancară, iar actualizarea necesară va fi implementată cât mai rapid.
- Notificări pe e-mail. Pot fi configurate alerte pentru facturi cu scadență depășită sau scadente astăzi, separat pentru furnizori și clienți. Se aleg zilele din săptămână și ora de trimitere (în fusul orar al organizației), astfel încât e-mailurile să ajungă când este util pentru echipă.
SyncBoard permite descărcarea arhivelor de e-facturi (ZIP) și sprijină operațiunea zilnică; nu funcționează ca depozit arhivistic pe termen lung — documentele sunt șterse din aplicație conform politicii de retenție. Păstrarea pe termen lung revine utilizatorului, în propriile sisteme.
Cont, organizație și utilizatori
Înainte de rutele de lucru de mai jos, este necesar un cont și o organizație în SyncBoard (organizația grupează firmele, facturile și utilizatorii din organizație).
Prima dată — creare organizație și administrator: din pagina de înregistrare /syncboard/inregistrare completați numele organizației (trebuie să fie unic în aplicație; compararea nu ține cont de litere mari și mici), e-mailul primului utilizator și parola. Primul utilizator devine administrator al organizației și este dus în aplicație după creare.
Dacă numele organizației este deja folosit: apare mesajul că organizația există deja. Selectați un alt nume — de regulă este suficient să adăugați cel puțin un caracter (literă, cifră sau un separator vizibil) față de varianta care se suprapune, astfel încât denumirile să fie clar distincte în sistem.
Autentificare ulterioară: /syncboard/autentificare — autentificare cu e-mail și parolă; dacă același e-mail este asociat mai multor organizații, se selectează organizația din listă.
Alți utilizatori în organizație: administratorul îi poate adăuga din pagina /syncboard/users (Utilizatori): e-mail, parolă inițială și rol (administrator, editor sau vizualizator), conform drepturilor afișate în aplicație.
Unde se găsește fiecare zonă în aplicație
Conectare SPV
Rută: /syncboard/asociaza-spv. Aici se conectează firmele la contul SPV prin fluxul oficial de autorizare. După ce statusul devine „Conectat”, selectați explicit intervalul calendaristic (de la / până la), apoi apăsați „Sincronizați” pentru prima rulare (fereastra de zile permisă de ANAF este limitată la maximum 60). Fără selectarea intervalului, butonul de sincronizare rămâne blocat. După conectare și prima sincronizare, datele din e-facturi intră automat în tabelele de furnizori și clienți, conform permisiunilor acordate.
Arhivare e-facturi în format legal: după conectarea SPV, se poate folosi ruta /syncboard/asociaza-spv/descarca-efacturi-spv pentru descărcarea arhivei complete (XML + XML semnat + PDF), utilă pentru evidența lunară. Fișierele din arhivă sunt denumite intuitiv: Data facturii_Partener_Număr factură_ID mesaj SPV.
Alternativ (Import manual): pentru test sau cazuri particulare, se poate folosi meniul Import manual (XML sau adăugare fără SPV) — nu înlocuiește SPV-ul, dar completează fluxul acolo unde e util.
Facturi de achitat (furnizori)
Rută: /syncboard/furnizori. Lista facturilor primite, grupate pe organizația dvs. și furnizor; filtre după firmă, facturi neachitate, export bancar neefectuat etc. Aici se marchează plățile (parțial sau integral) și, unde este cazul, se selectează facturi pentru export bancar (XML / XLSX sau text, în funcție de specificul aplicației bancare utilizate). Când o factură vine fără scadență în XML (câmp necompletat în e-factură), celula Data scadență rămâne goală; se poate trece manual (click pe celulă), ca prioritizarea și alertele pe e-mail să țină cont de ea.
Pas necesar pentru export bancar: setați în prealabil IBAN-ul plătitor pentru firma selectată (ruta /syncboard/setari/iban-platitor), deoarece acest cont nu se completează automat din facturile primite.
Facturi de încasat (clienți)
Rută: /syncboard/clienti. Logica este simetrică: facturi emise, solduri, scadențe și încasări (parțial sau integral), pe client.
Import manual
Rută: /syncboard/upload-xml (meniul Import manual). Pentru test sau facturi în afara SPV: încărcare XML (primite / emise) sau adăugare factură manual. Fluxul uzual rămâne conectarea SPV; această zonă nu înlocuiește sincronizarea automată.
Setări aplicație
Rută de bază: /syncboard/setari (meniul din stânga duce la subpagini). În mod tipic se folosesc:
- Setare IBAN plătitor — necesar pentru exporturi bancare (dacă se fac plăți din alte conturi, este suficient să suprascrieți IBAN-ul dorit în caseta dedicată, înainte de export). IBAN-urile furnizorilor sunt preluate din e-Factura în tabelul de Furnizori, câmpul fiind editabil.
- Alocare CUI corect — când același nume de firmă apare dublat (în selectorul de firme) din cauza unui CUI greșit în e-facturile primite, se poate alinia manual la CUI-ul corect (selecție pe CUI incorect, apoi pe cel corect — apoi butonul „Alocați”, sub listă).
- Notificări — se configurează când se trimit e-mailurile și ce situații acoperă (scadență depășită / scadență azi), pentru furnizori, clienți sau ambele fluxuri, plus zilele din săptămână și ora exactă la care să se trimită.